Firmenumzug planen: Checkliste, Kosten und Ablauf
Sechs bis acht Kubikmeter Umzugsgut pro Arbeitsplatz, dazu Akten, Server und eine Küche, die am Montag wieder funktionieren soll: Ein Firmenumzug ist ein Projekt mit vielen Beteiligten. Mit dem Rechner sehen Sie in einer Minute, womit Sie ungefähr rechnen müssen, und die Checkliste führt Sie Schritt für Schritt bis zum ersten Arbeitstag am neuen Standort.
- 6 MonateVorlauf für ein Büro mit Team
- 6–8 m³Umzugsgut pro Arbeitsplatz
- ~150–200 €pro Arbeitsplatz bis 100 km
Checkliste Firmenumzug zum Abhaken
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Planung 6–4 Monate vorher
Vorbereitung 3–1 Monate vorher
Umzugswoche letzte 7 Tage
Nach dem Umzug erste 2 Wochen
Was ein Büroumzug kostet
Den Preis bestimmen vor allem das Volumen, die Zahl der Arbeitsplätze, die Strecke und die Zugänge: Etage, Aufzug und wie nah der Lkw an die Tür kommt. Je nach Flächengröße nennen Umzugsdienstleister diese Spannen für Strecken bis etwa 100 km:
| Bürogröße | Richtwert Umzug (netto) |
|---|---|
| bis 60 m² | 600 – 1.000 € |
| bis 100 m² | 800 – 1.600 € |
| ab 300 m² | 3.500 – 7.000 € |
| ab 900 m² | 6.100 – 23.000 € |
Quelle der Richtwerte: Angaben von Umzugsdienstleistern, zusammengestellt im Ratgeber von büro-kaizen.de. Angebote können je nach Region deutlich abweichen; Unterschiede von 50 % zwischen zwei Firmen sind keine Seltenheit.
So sparen Sie beim Firmenumzug
- Vorher ausmisten: Jeder Kubikmeter, der nicht mitfährt, spart Geld. Alte Möbel lassen sich oft verkaufen oder spenden.
- Selbst packen: Arbeitsplätze packen die Mitarbeitenden selbst, die Umzugsfirma übernimmt Möbel, Technik und Transport.
- Angebote vergleichen: Nur Angebote mit Besichtigung und gleichem Leistungsumfang sind vergleichbar.
- Doppelmiete vermeiden: Mietende und Einzugstermin früh abstimmen. Doppelte Miete ist oft der größte versteckte Posten.
- Steuer: Ein betrieblich veranlasster Umzug ist eine Betriebsausgabe.
IT-Umzug: der kritische Teil
Ob der Betrieb am Montag läuft, entscheidet meist die IT, nicht der Möbeltransport. Planen Sie Netzwerk, Server und Telefonie als eigenes Teilprojekt mit Ihrer IT oder Ihrem IT-Dienstleister.
- Internetanschluss früh bestellen und vor dem Umzug freischalten lassen
- Netzwerkdosen und Steckdosen im Raumplan einzeichnen
- Vollständige Datensicherung vor dem Abbau, Server zuletzt ab- und zuerst aufbauen
- Kabel je Arbeitsplatz in beschrifteten Beuteln transportieren
Büro, Praxis oder Lager?
Büroumzug: Schreibtische, Rollcontainer, Schränke und Technik; meist an einem Wochenende machbar.
Praxis- und Kanzleiumzug: Patienten- und Mandantenakten unterliegen der Schweigepflicht: verschlossene Behälter und eine lückenlose Übergabe einplanen.
Lager und Produktion: Maschinen und Regale brauchen oft Spezialtransport und einen Etappenplan, damit Lieferungen weiterlaufen.
Ziehen Sie innerhalb von Leipzig um? Dafür gibt es eine eigene Übersicht zum Firmenumzug in Leipzig.
Häufige Fragen zum Firmenumzug
Was kostet ein Büroumzug pro Arbeitsplatz?
Als grobe Orientierung nennen Umzugsdienstleister rund 150 € pro Arbeitsplatz bei kleinen Büros bis 15 Mitarbeitende und rund 200 € pro Arbeitsplatz bei größeren Büros, jeweils für Strecken bis etwa 100 km. Bei Fernumzügen kann es etwa doppelt so viel sein. Einen verbindlichen Preis gibt es erst nach Besichtigung.
Wie lange vorher sollte man einen Firmenumzug planen?
Für ein Büro mit mehreren Arbeitsplätzen sind sechs Monate Vorlauf sinnvoll. Kündigungsfristen für Gewerbemietverträge, Internetanschluss und Umbauten am neuen Standort brauchen oft länger als der eigentliche Umzug.
Kann man die Kosten für einen Firmenumzug von der Steuer absetzen?
Ja. Ein betrieblich veranlasster Umzug ist für Unternehmen eine Betriebsausgabe. Klären Sie Details mit Ihrer Steuerberatung.
Wann ist der beste Zeitpunkt für einen Büroumzug?
Meist ein Freitagnachmittag mit Wochenende oder eine ruhige Geschäftsphase. So sind die Arbeitsplätze am Montag wieder nutzbar und der Ausfall bleibt klein.
Wer kümmert sich beim Firmenumzug um die IT?
Die meisten Umzugsfirmen bauen Rechner und Monitore ab und wieder auf. Netzwerk, Server und Telefonanlage sollten mit der eigenen IT oder dem IT-Dienstleister geplant werden, damit Internet und Telefon am ersten Tag funktionieren.
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